業務効率アップ!知っておくべき『PowerPoint機能』3選①

ビジネスシーンでほとんどの人が利用するパワーポイント(略、パワポ)。

使いこなせれば作業効率があがるツールですがパワポでの資料作成に時間がかかってしまう人も実は多いのではないでしょうか。

実は私は営業活動の為にパワポを使って資料を作成することが多い営業事務の一人ですが、パワポを使い始めた頃は資料を一つ作るのにとても苦労していました…

なかでもレイアウトの調整だけで数時間使うこともざらにあり上司や先輩、営業の方に迷惑をかけたこともありました。

苦い思い出ですがその悔しさをバネにパワポについて学び、今では社内でパワポについてわからないことがあれば聞かれる立場になることができました。

そんな私が絶対に知っておいて欲しいパワーポイントの機能、今回は『整ったテンプレート』の資料作りに役立つ3つの機能を紹介していきます。

毎回、資料の体裁を整えるのに時間がかかっているあなたに向けた機能となりますのでぜひトライしてみてください。

 

■上司から見にくいといわれたスライドを統一感のあるものにしたい!

使用する機能:【スライドマスター】
できること:全てのスライドのデザイン・レイアウトの統一が可能
方法:
①表示タブ→マスター表示→スライドマスターをクリック

②マスター内で統一したいレイアウトを設定
例:フッターに会社ロゴをいれたい、ページ番号の自動振分、など

③設定が完了したら「マスター表示を閉じる」で完了

■フォントがバラバラ?!とは言わせない。いつも同じフォントを使いたい!

使用する機能:【既存のテキストボックスに指定】
できること:文字の大きさや形を常に同じにすることができる
方法:
①テキストボックスで好きなフォントに変更

②ボックスの境界線を右クリックして「既存のテキストBOX」に指定

■「急いで資料を作って!」といわれても慌てない。パワポを開けばいつも同じフォーマットに!

使用する機能:保存時のファイルの種類を変更
できること:【スライドマスター、既存のテキストボックスに設定】で設定した体裁のスライドのテンプレート化
方法:
①設定したいテーマを選択

②名前を付けて保存
ファイルの種類→「potx」
ファイル名→「blank」

 

これであなたもパワポマスター!

いかがでしたでしょうか。

これまではパワーポイントを立ち上げてから都度整えていたフォーマット・フォントの調整時間が減り今までよりも格段にスマートな資料作りができるようになります。

ぜひ、周りの人にも教えて業務スピードアップに向けて取り組んでみてください。

Y.I

Y.I業務企画

投稿者プロフィール

2012年4月入社

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