誰でもできる!快適な職場の作り方

あなたは仕事が捗らないもっと良い方法で仕事を進めたいと思ったことはありませんか??

思ってはいるけどなかなか改善できなくて残業が減らなかったりストレスが溜まることもありますよね。

仕事が終わらない理由はいくつもあると思いますがその主な要因は「業務の煩雑化」だと私は考えています。
ということで業務が煩雑になっているのを改善するためにに今回はあのトヨタ自動車でも取り入れられた3S活動(整理、整頓、清掃)を紹介します。

3S活動(整理、整頓、清掃)を導入することであなたの日々の業務が激変し残業も少なく、ストレスも軽減する!など、プラスの効果がでるかもしれません。

実際に私が取り組み、業務が改善・効率化された事例を紹介いたします!!!

◆ところで3S活動ってなーに?

そもそも3S活動とは『整理(Seiri)・整頓(Seiton)・清掃(Seisou)』の頭文字からきています。

この3S活動(整理、整頓、清掃)を取り入れる目的は快適な職場を作ることで、最終的に生産性・効率性のアップに繋げることです。

実際に3S活動(整理、整頓、清掃)に取り組んでいる会社には中小企業から大手企業まで大小関係無く実績が数多く見受けられます。

ぜひ、この機会に3S活動(整理、整頓、清掃)について調べてあなたの職場でも実践してみてください。

といってもいざ取組もうとしても何をやっていいのかわからない!となかなか出来ないものですよね。

でも大丈夫!!!実は大きな行動をしなくても小さなことから簡単に取り組み実践することができるのです。

◆実際に社内で実践した3S活動(整理、整頓、清掃)を紹介

①業務の棚卸

私のチームでは人や業務の内容に変化が起きやすいので3か月に1回は業務の棚卸をします。

なんとなくで続けていた業務を見直しして無駄な作業は辞めます。

また時間がかかっている業務に対しては効率の良い方法を探すことで業務の削減だけではなく、効率化するにはどうすればいいかといった意識ももつことができるようになりました。

結果、この業務の棚卸しをすることで忙しい月初の残業を90%カットすることに成功しました!

②管理書類のPDF化

紙で保存されていた契約書を全てPDF化していつでもどこからでも閲覧できるようにしました。

今まではどのファイルのどの棚にファイリングされていたのか、探しあてたら次は印刷、必要であれば1ページずつスキャンをする…と、ただ中身を確認したいだけなのにとてつもない無駄な時間がかかっていました。

電子化したことで急な依頼にも即座に対応できるようになり、簡略化によって探す業務をアルバイトにも頼めるようになりました。

③3分間の片付け

デスクは仕事をする上で一番重要なアイテムです。ここの整理整頓ができていなければ作業の遅延は必ず起こります。

そのため、私は帰宅する直前の3分間を使って机をきれいにします。

やることはたったの3つ!!

(1)不要な書類の処理!

要らない書類は即シュレッダーに決定。不安な場合はスキャンしてデータ保存しておくと便利です。

(2)申請・回覧書類は次の担当へ!

書類関連は紛失も怖いですし、持っていても意味がありません。

次の担当へ回すことで自己リスクも回避できます。

(3)次の日に行う業務の最終チェック!

タスクの確認はマストですが、プラスで優先順位決めとおおよそのスケジュールを確認しておきます。

これら3つのことをやるだけでスッキリ・綺麗な状態のデスクと頭の中の整理整頓ができているため、出社した際に慌てることなくスムーズに業務をスタートすることができます。

◆継続は力なり

まずはあなたが主体となって毎日、何かしらの行動をとってコツコツ続けてみてください。

そうすればあなたの姿勢に共感して少しずつ社内の雰囲気も変わり、これまで整理・整頓・清掃ができなかった社員も意識をもつようになります。

残業削減・業務効率アップを目指してぜひ取り組んでみてください。

Y.I

Y.I業務企画

投稿者プロフィール

2012年4月入社

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