覚えておくと超便利なエクセル機能【その②よく使う関数】

覚えておくと超便利なエクセル機能第二弾です!

この前の記事ではエクセルの事前設定として「クイックアクセスツールバー」を紹介しました。
(前回の記事→http://adiro.net/excel-quick-access-toolbar

作業前の準備があるだけで作業時間が軽減されたと思いませんか?

今度はエクセルを使った作業時の「困った!」を解決していきましょう。

エクセルでの作業でよく行われるのが「数値の集計」や「表の作成」だと思いますが、

その作業を行う上で欠かせない機能が関数です。

今回は特にこれを覚えておけば間違いない!という関数を紹介します。

それは、

「VLOOKUP関数」です!

皆さん一度は聞いたことがあるのではないでしょうか、VLOOKUP関数。

ざっくり説明をすると、条件を指定して該当するデータを持ってくる関数です。

関数式はこのような形になります↓

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)
①検索値:該当するデータを探す際に基準となるデータ
②範囲:該当するデータを探す場所
③列番号:該当するデータが基準となるデータから数えて何列目にあるか
④検索方法:完全一致もしくは部分一致

では実際に作ってみましょう。

今回は例として、右の表に各名前に当てはまる血液型を反映させたいとします。

 

①検索値

まずはどちらの表にもあって探すときの手がかりになる基準となるセルを選びます。


今回は両方の表に名前がある為、名前を基準に探しますので「F3」となります。

 

②範囲

範囲は探したい場所・どこを探すか。

今回の場合は”名前を基準に血液型を知りたい”なので名前と血液型がある場所、つまり「A:C」列です。

このときの注意点は、基準となるセルは反映させたいデータより前にある状態がこの関数を使う上での絶対条件ということです。

欲しい情報を探す手がかりが先に分かっていないと探せないのでここは覚えておきましょう!

③列番号

列番号は反映させたいデータが基準となるセルから数えて何列目にあるかです。

反映させたい血液型の情報は、基準の名前から3列目にあるので「3」となります。

※列番号は基準となるセルも含めた数となりますので「基準となるセルの何個隣か」と間違えて数えないようにしましょう。

 

④検索方法

検索方法とは上記で記載したとおり、完全一致もしくは部分一致になります。
完全一致=0(またはFALSE)
部分一致=1(またはTRUE)

今回は完全一致となりますので「0」を入れました。
左の表にある、岡本さんの血液型「O」型が右の表に入ります。

あとは、関数を下のセルまでコピーしてしまえば完成です!!

VLOOKUP関数、いかがでしたでしょうか。

やりたいことは単純なのにいざ手作業でやるとすごく時間がかかってしまうようなことを魔法のように一瞬で終わらせてくれます!
この関数だけではなく、他の関数もたくさん覚えていくと、作業スピードは格段に変わってきます。

これを機にいろんな関数に触れてみてください!

N.M

N.M業務企画

投稿者プロフィール

2014年5月

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